Integritet

15 januari 2024 · 5 Min Läsning

Personuppgifts- och datahanteringspolicy

Föreningen Turf Västerbotten Version 1.2, 2024 - UTKAST

Allmänt

Som medlem i föreningen Turf Västerbotten blir eller kan du bli registrerad i de register/system som listas nedan. Vi redogör också̊ här för vilka data vi sparar, hur länge och med vem vi eventuellt delar den.

Ändamålen med registret är att veta vilka som är medlemmar och har rösträtt i föreningen, vilka som betalat sin medlemsavgift och när, men också att via epost-adresser kunna nå alla medlemmar med information och inbjudningar till aktiviteter mm.

Vi lämnar inte ut dina personuppgifter till eller för kommersiella ändamål.

Enligt gällande personuppgiftslagar har du långtgående rättigheter vad gäller vår behandling av dina personuppgifter. Du kan bl.a. annat kräva kopia på̊ den data som finns lagrat om dig, du kan kräva korrigering och du kan kräva borttagande av data. I samtliga fall sänder du e-post till turf.vasterbotten@gmail.com och begär detta.

Du kan läsa mer om dina rättigheter hos Datainspektionen.

Föreningens kassör är personuppgifts- och registeransvarig samt ansvarig för att hålla detta dokument uppdaterat. Kassören når du via e-post: turf.vasterbotten@gmail.com

Medlemsregister

Som medlem i föreningen Turf Västerbotten blir du registrerad i vårt medlemsregister. Registret är ett enkelt kalkylark på kassörens dator som dessutom lagras på̊ ett USB-minne som backup.

E-postadresserna lagras på vår e-postkonto och som uppdateras en gång/år.

Vi registrerar följande personuppgifter om medlemmarna i vårt medlemsregister:

Senior (19 år –>)

  • Ditt namn (som du anger när du skickar in medlemsansökan)
  • Din e-postadress (vid medlemsansökan)
  • Ditt turfnick/turfnamn (vid medlemsansökan)
  • Datum för inbetalning av medlemsavgift
  • Summan som är inbetald
  • Samtycke till att foton från event, samlingar m.m. får läggas upp på vår webbsida
  • Ev. egen kommentar du själv lämnat oss när du blev medlem eller senare.
  • Medlemsnummer (heltal som räknas upp för varje ny medlem)
  • Ev. ansvarsområde (t.ex. ordförande, zonläggare, eventansvarig etc.)

Junior (–> 18 år, utöver ovanstående tillkommer)

  • Födelseår
  • Målsmans namn
  • Målsmans e-postadress

Junior kan bara bli medlem om målsman ger sitt godkännande. Vi inhämtar godkännande via e-post och uppdaterar därefter juniorens uppgifter i medlemsregistret med födelseår samt målsmans namn och e-postadress. Det år junioren fyller 19 (förstaårssenior) tar vi bort uppgift om födelseår och målsman.

Foton

I samband med event, turfträffar, utbildningstillfällen m.m. kommer ibland foton att tas för att kunna publiceras på vår hemsida. I den mån namn anges i bildtexter, är det enbart turfnick-namnet. Vid medlemsansökan lämnar du ditt samtycke eller ej, till detta. Du har rätten att ändra ditt medgivande vid ett senare tillfälle.

E-post

Föreningen har en egen epostbrevlåda, för närvarande hos Google (Gmail). Alla styrelsemedlemmar har tillgång till e-posten.

All inkommande och utgående e-post sparas under aktuellt kalenderår.

Den 1:e april varje år tar vi bort alla in- och utgående email från föregående kalenderår i e-post-brevlådan. Undantag är e-post som föreningen behöver spara för att kunna bedriva sin verksamhet, t ex e-post med upplysningar om föreningens användarkonton och korrespondens med externa parter såsom kommunen, myndigheter etc.

Webbsida

Vi använder https://turfvasterbotten.se som vår hemsida. Vi kan inte härleda besök på vår webbsida till enskilda personer. Besök till sidorna på̊ vår webbsida kräver inte användarkonto eller login. De som skapar och redigerar innehåll på̊ webbsidan måste dock vara inlagda som webbansvariga/administratörer.

Eventinformation

När du är med i ett turfevent som föreningen arrangerar kommer ditt resultat automatiskt att sparas på̊ turfgame.com – turfnick, poäng och antal takes.

När föreningen arrangerar event (tävlingar) använder vi Google Forms kopplat till föreningens Google-konto, för att uppta anmälningar. Vi ber vanligtvis om turfnick, email, ja eller nej om man är junior, vilken del (heat) av tävlingen man vill delta i och eventuell övrig information, t.ex. om man är intresserad av att delta i socialt arrangemang efter tävlingen. Efter avslutat event raderas den insamlade informationen.

Under anmälningstiden, fram till dess eventet genomförs kan vi komma att publicera startlistor på̊ vår hemsida. Där listar vi turfnick, och i förekommande fall vilket heat man är anmäld till. Anmälningslistor tas bort när eventet har genomförts.

Efter eventet publiceras resultatlistor på̊ vår webbsida och turfgame.com med turfnick, det heat du deltog i, din placering, poäng, takes vid tävlingen. Resultatlistor är en del av föreningens historia. Vi tar inte bort data ur dessa annat än om en individ begär borttagande av eget resultat.

Känsliga uppgifter - sjukdomar och allergier

Vi ger dispens för personer med dokumenterad funktionsnedsättning att använda elcykel i våra event, men då utom tävlan (vid öppna event tilldelas dock Eventor-medaljen). Deltagare som önskar åberopa dispens kontaktar eventansvarig.

I samband med middagar som föreningen arrangerar kan vi komma att temporärt behöva registrera allergier du har informerat oss om och dela med kökspersonal. Denna information destrueras efter genomfört evenemang.

Övrigt

Föreningen använder Google Drive för att dela och lagra arbetsdokument. Detta är i första hand till för mötesprotokoll, dagordningar, stadgar mm för styrelsen och i andra hand arbetsdokument runt event, turfträffar eller andra aktiviteter föreningen anordnar. Medlemsregistret förvaras inte på Google Drive. Med undantag av styrelsemedlemmars namn lagrar vi inga personuppgifter i dessa dokument, dock kan spelares turf-nick förekomma t.ex. för att dokumentera intresseanmälningar till arbetsgrupper, medlemsförslag etc. Endast de som ingår i styrelsen har access till föreningens Google Drive.

Revisionshistorik

  • Version 1 - 2019-07-24 - Nytt dokument
  • Version 2 - 2021-01-19 - Revidering. Flytt av lagringsyta från Google Drive till Microsoft Teams. Mindre språkliga ändringar.
  • Version 3 - 2024-01-XX - Utkast. Flytt av lagringsyta från Microsoft Teams till Google Drive. Mindre språkliga ändringar.